Dimanche soir, Marc, chef de l'équipe des commerciaux, vient de se rappeler que le nouveau stagiaire arrive demain matin pour une durée de quatre mois. Marc panique. C’est le même problème à chaque fois : personne n’a le temps de former le stagiaire, qui reste assis toute la journée à se tourner les pouces, tandis que Marc culpabilise tout l’été.
Pour le stagiaire aussi, Guillaume, 20 ans, étudiant en école de commerce, c’est la catastrophe. Sueurs froides et angoisses l’empêchent de dormir. Il sait déjà ce qui l’attend pour son premier jour de stage demain : rencontrer une vingtaine de personnes dont il ne parviendra pas à retenir les noms, être abandonné dès la matinée sur le côté gauche d’un bureau désaffecté, et essayer tant bien que mal de participer au travail de l’équipe. Guillaume débarque et ne sait pas comment faire une rechercheV sur excel, quand utiliser slack au lieu d’envoyer un mail, ou encore quel est le process pour faire remonter un retour client : ça s’annonce mal...
Pourquoi bien former son stagiaire est essentiel
Pourquoi est-ce essentiel de bien former son stagiaire ? Entre 2002 et 2012, le nombre de stagiaires a triplé en 10 ans, et ne cesse d’augmenter encore aujourd’hui. Les stagiaires représentent de nouvelles ressources, et sont désormais valorisés par les entreprises.
Il est même d’ailleurs possible que Guillaume, à l’issue de son stage, devienne une future recrue de l’entreprise. Favoriser l’immersion du stagiaire serait donc un gain de productivité doublé d’un moyen de recrutement efficace. Ou alors, le stagiaire de retour dans son école serait alors un ambassadeur auprès de futurs stagiaires : Guillaume irait parler de l’entreprise à ses camarades !
En un mot : ne pas sous-estimer l’importance des stagiaires !
« Le nombre de stagiaires a triplé en 10 ans »
Le problème de la formation
Cependant, pour le stagiaire comme pour l’entreprise, le problème est le même : la formation. Le stagiaire a besoin d’être formé afin d’être efficace, mais trop souvent personne ne dispose du temps nécessaire à cette formation. Inévitablement, l’expérience est négative des deux côtés. Le stagiaire quitte le stage en ayant peu appris, tandis que l’entreprise a perdu l’occasion de profiter d’un stagiaire productif. Qui n’a pas vécu cette scène de recevoir l’invitation du pot de départ du stagiaire, et de prendre conscience de l’opportunité manquée ?
D’un autre côté, si Marc avait passé des semaines à former Guillaume, celui-ci serait parti quelque temps après l’obtention du niveau espéré, piétinant ainsi l’effort de formation de Marc. Aussitôt arrivé, aussitôt reparti. Marc serait alors condamné à un cycle inlassable de formations dans le vide, rythmé par les arrivées et départs soudains de ces stagiaires.
Ce cas de figure est bien connu, quel que soit le type d’entreprise : on manque toujours de temps. Bien que cette situation semble irrémédiable, il existe pourtant des solutions.
Des solutions bien connues ...
Une première solution serait une base de données commune, à laquelle le stagiaire aurait accès dès son arrivée, expliquant le fonctionnement de l’entreprise et les spécificités de son poste. L’idée classique, et d’ailleurs souvent mise en place, est de créer une base de documents rassemblant les informations nécessaires au stagiaire, et accessible dès son premier jour.
Ouf, le manager peut souffler, le stagiaire a de quoi lire, de quoi “s’imprégner” pendant un bon bout de temps ! (Car la tâche la plus difficile du manager est de pourvoir sans cesse au besoin d’agir du stagiaire…).
Une seconde solution serait un onboarding intensif avec plusieurs sessions préparées, afin que le stagiaire comprenne les enjeux de son rôle et les tâches à effectuer. Cela favoriserait également une bonne intégration au sein de l’équipe.
... mais peu efficaces en pratique
Cependant, ces solutions ne sont pas viables:
1. La base de documents
En ce qui concerne l’ensemble de documents, cette solution est peu efficace car, en pratique, peu de collaborateurs/stagiaires pensent à le regarder de manière régulière ou quand ils en ont besoin, et encore moins à le mettre à jour. Le document, délaissé dans un recoin poussiéreux du drive d’équipe, meurt à petit feu car personne ne l’utilise, et le stagiaire n’aura pas accès au contenu nécessaire afin d’être productif. Sans un accès facilité et une vraie politique de mise à jour, la constitution d’une base de connaissances est vouée à l’échec.
2. L’onboarding
Si l’onboarding intensif donne au manager le sentiment d’avoir tout appris au stagiaire (“tout a été évoqué, on a fait le tour”), le stagiaire quant à lui, se sent perdu au milieu d’un tel flot d’informations et incapable de les mobiliser. Ainsi, il est probable que, passé cette période de formation “intense”, le stagiaire oublie des éléments importants : il va reposer les mêmes questions et donner à son manager l’impression d’être un disque rayé. En réalité, il est illusoire de penser qu’un stagiaire ne mérite pas une attention continue.
Ainsi, partant de ce constat quant à l’inefficacité de ces deux méthodes, de nombreuses entreprises disent préférer “jeter les stagiaires dans le bain” dès le premier jour, espérant qu’ils se forment sur le tas. Et sans doute cette solution peut fonctionner pour certains profils, mais ne convient pas à tous. Quelle est donc l’alternative ?
La solution : un accompagnement individualisé
Au regard des constats précédemment cités, une solution efficace pour permettre aux stagiaires de monter rapidement en compétence et de maintenir leur niveau de connaissances tout au long du stage serait de leur proposer un coaching léger, individualisé, et engageant.
Un coaching léger
En partant du constat qu’un stagiaire a peu d’expérience, le volume de connaissances à assimiler est colossal. Pour lui permettre d'intégrer cet ensemble de connaissances, il doit donc être formé de manière progressive et éclatée dans la durée. Sa formation doit être une succession d'interactions courtes et régulières tout au long du stage. Chaque semaine, un temps doit être alloué à la formation de ces stagiaires : ce sera aussi l'occasion d'échanger avec le stagiaire à propos des difficultés rencontrées.
Un coaching individualisé
Chaque stagiaire a des acquis différents, et un rythme d’apprentissage qui lui est propre : sa formation doit donc lui être adaptée. En fonction des objectifs confiés et de son niveau de connaissances, il doit pouvoir avoir le choix du temps accordé à la formation, et des sujets qu’il souhaite aborder. La formation serait ainsi adaptée aux envies et besoins de chaque stagiaire. Par exemple, il est inutile de former un stagiaire sur excel s’il possède déjà des compétences dans ce domaine !
Un coaching engageant
Il faut d’abord que le stagiaire soit proactif dans son apprentissage : éviter à tout prix le document de 40 pages qui ne sera pas assimilé ! D’autre part, le stagiaire doit être encouragé à faire des recherches par lui-même afin de gagner en autonomie. Enfin, il faut que le stagiaire soit capable de mobiliser les connaissances apprises dans le cadre de ses responsabilités.
Le service TeamDrill est basé sur le constat dressé par cet article, dont l’objectif est d’aider les collaborateurs (dont les stagiaires) à maîtriser l’ensemble des connaissances nécessaires aux missions qui leur sont confiées. Afin de faciliter l’adoption de ce service par les utilisateurs, TeamDrill est accessible directement depuis la messagerie instantanée. Depuis 2018, de nombreuses entreprises l’utilisent; notamment pour former leurs stagiaires et maintenir leur base de connaissances à jour.