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Dans la formation aussi, soyez "Lean"

Comment adapter la formation à ses apprenants

Vous voulez créer un produit permettant de vous déplacer plus vite ? N’attendez pas des années pour pouvoir obtenir une voiture, utilisez plutôt un skateboard dès maintenant. L’objectif de se déplacer rapidement sera acquis immédiatement. C’est le concept bien connu de “lean” (maigre, sans gras), développé par Toyota, qui signifie une gestion de l’entreprise sans gaspillage, et en quête de performance avant tout. Il est plus important d’avoir un outil qui fonctionne de manière imparfaite, que de perfectionner un outil qui ne fonctionne pas encore.

Cela ne s’applique pas qu’aux voitures Toyota et à la conception des produits : pour la formation professionnelle aussi on peut utiliser la méthode “lean” pour créer sa formation, en ayant en tête l’efficacité avant tout.

Le mythe de la formation parfaite

De la même manière qu’on n’arrive jamais du premier coup à la voiture parfaitement fonctionnelle et complètement adaptée aux besoin des automobilistes, la formation de vos employés ne sera jamais parfaite. Il y aura toujours quelque chose d’autre à apprendre, une nouvelle technique de vente, un nouveau logiciel à utiliser, une nouvelle formulation à privilégier…

Face à ce renouveau constant de connaissances à maîtriser, la formation traditionnelle, c’est-à-dire une formation d’une semaine ayant lieu une ou deux fois par an, ne fonctionne plus.

Pourquoi la formation traditionnelle est-elle obsolète ?

Tout d’abord, pour les managers, la préparation de ce type de formation est extrêmement chronophage. Les managers passent des mois à préparer un séminaire dont le contenu sera devenu obsolète très rapidement (s’il ne l’est pas déjà au moment même où il est dispensé), et s’échinent à atteindre une formation parfaite. Cette situation est négative pour les managers comme pour les collaborateurs.

"75% des connaissances apprises sont oubliées en moins de deux semaines sans réactivation"

Du côté des collaborateurs, passer une semaine dans une salle de classe à apprendre un flot d’informations puis retourner travailler sans avoir assimilé quoi que ce soit n’augmente pas la productivité. Qui n’a pas la phobie des 70 slides du powerpoint ingurgitées tant bien que mal pendant le séminaire dont vous ne vous souviendrez jamais ? Ce type de formation est donc loin d’être parfait.

Un autre problème pour les collaborateurs est la difficulté naturelle à retenir les connaissances apprises au cours d’une formation traditionnelle, à cause de la courbe de l’oubli. Ebbinghaus le disait déjà en 1885 : la plupart des connaissances apprises sont oubliées dans les jours qui suivent, à moins de les réactiver régulièrement. Ainsi, 75% des connaissances apprises en formation sont oubliées en moins de deux semaines sans réactivation (H.F. Spitzer, Studies in retention).

Le dernier problème de la formation traditionnelle est l’enseignement top-down : un cours magistral dans une salle de classe pour apprendre une nouvelle méthode commerciale ou la dernière tendance de gestion de projet, dispensé par un formateur non-opérationnel, n’est que trop rarement adapté aux difficultés concrètes du terrain et au niveau actuel de connaissances de chacun. En réalité, chaque collaborateur a de bonnes pratiques et idées à partager avec ses pairs, afin d’améliorer la productivité d’une équipe ou entreprise.

Photo officielle de M. Ebbinghaus, délivrant une formation traditionnelle à la craie sur un tableau… à croire qu’il n’applique pas ses propres conseils !

La solution : une formation vivante

Face à cet oubli des connaissances, d’une part, et au renouveau constant de connaissances d’autre part, il existe de nouveaux types de formation qui permettent une formation vivante et adaptable. En tant que manager, et en gardant le Lean à l’esprit, il vous faut optimiser, plutôt que perfectionner. Pour éviter l’obsolescence des connaissances, le manager doit partager et rendre collectif l’effort d’actualisation du contenu de la formation.

Chez TeamDrill, nous avons adopté le concept de “l’authoring”. L’ authoring, c’est encourager chaque collaborateur à partager ses connaissances afin de capitaliser sur le savoir collectif. C’est rendre chacun “auteur” de la formation commune, du partage de connaissances. Ce type de formation n’est donc pas ‘top-down’, mais plutôt horizontal, permettant à chacun de former et d’être formé. En laissant chacun prendre la plume et en favorisant la remontée d’informations, on permet également aux manager de mieux comprendre les besoins spécifiques des équipes, et d’ajuster les efforts des formateurs à la réalité des besoins des apprenants.

Les avantages de ce type de formation

  1. Pallier l’obsolescence des connaissances grâce à une formation toujours à jour et adaptée (Si vous utilisez un outil évolutif par exemple, formez vos collaborateurs immédiatement pour l’utiliser au maximum de ses possibilités !)
  2. Responsabiliser les collaborateurs, en laissant chacun proposer des actualisations et des enrichissements de la base de connaissances (le stagiaire évoque un problème rencontré que le manager ne connaissait pas).
  3. Maximiser l’impact de l’apprentissage en peu de temps, à travers des entraînements courts et divertissants chaque jour et des parcours d’apprentissage ciblés et individualisés. Ainsi le collaborateur n’est détourné de sa mission que quelques minutes, pas plus !
  4. Réduire les efforts de conception des formations, en ciblant mieux les connaissances pertinentes à diffuser et en répartissant la charge de production du contenu sur toute l’équipe, tout en en contrôlant le contenu.

Et si je veux une formation efficace, que faire ?

Le choix d’outil de formation rendant les collaborateurs actifs, leurs permettant d’apprendre et de pratiquer régulièrement, dépend de votre manière de travailler et des préférences de votre équipe : mises en situation, format questions / réponses ou QCM, gamification, individualisation ...

Mais pour maximiser la recherche d’efficacité d’une formation, il faut veiller à 3 points clés :

  • Construire progressivement le contenu pour l’adapter aux besoins de apprenants.

  • Choisir un outil d’adoption facile : le manager doit avoir d’autres combats que d’onboarder ses utilisateurs sur un nouvel outil.

  • Responsabiliser les utilisateurs : la solution doit faire en sorte que chaque collaborateur se forme et contribue à l’entretien et l’enrichissement de la base de connaissances, du stagiaire au CEO. Il n’y a pas de hiérarchie dans le savoir !

Le service TeamDrill est basé sur le constat dressé par cet article, dont l’objectif est d’aider les collaborateurs à maîtriser l’ensemble des connaissances nécessaires aux missions qui leur sont confiées. Afin de faciliter l’adoption de ce service par les utilisateurs, TeamDrill est accessible directement depuis la messagerie instantanée. Depuis 2018, de nombreuses entreprises l’utilisent (PayFit, Wedoogift, Dataiku…), afin de garantir le niveau de connaissance de leur collaborateurs.

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